Allgemeine Geschäftsbedingungen

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge über Schreib- und Transkriptionsleistungen zwischen skribora, Inhaber Lukas Hottelmann (nachfolgend „skribora"), und dem Auftraggeber.

(2) skribora erbringt Leistungen ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen. Verträge mit Verbrauchern werden nicht geschlossen.

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Bedingungen des Auftraggebers werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, skribora stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu. Dies gilt auch, wenn skribora die Leistung in Kenntnis solcher Bedingungen vorbehaltlos erbringt.

(4) Bestandteil des Vertrages sind zusätzlich die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO sowie die Verpflichtungserklärung nach § 203 StGB. Beide werden dem Auftraggeber vor Vertragsschluss zum Abruf und zur dauerhaften Speicherung bereitgestellt. Ohne die Bestätigung beider Dokumente kommt kein Vertrag zustande.

(1) Die Darstellung der Leistungen auf der Website und in Preisübersichten stellt kein bindendes Angebot dar.

(2) Der Auftraggeber gibt sein Angebot durch Absenden des Onboarding-Formulars unter skribora.de/onboarding ab und bestätigt dabei die Geltung dieser Bedingungen, der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und der Verpflichtungserklärung nach § 203 StGB. Der Vertrag kommt mit der Freischaltung durch skribora zustande. Eine Unterzeichnung in Papierform ist nicht erforderlich; die Bestätigung wird mit Zeitpunkt und benannter Person dokumentiert und dem Auftraggeber auf Anforderung nachgewiesen.

(3) Für den einzelnen Auftrag wird kein gesonderter Vertrag geschlossen. Die Übermittlung eines Diktats gilt als Einzelabruf aus dem bestehenden Rahmenvertrag.

(4) skribora bietet Interessenten ein einmaliges kostenloses Testdiktat an. Aus dem Testdiktat entsteht keine Verpflichtung zum Abschluss eines Vertrages. Für das Testdiktat gelten diese Bedingungen sowie die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung entsprechend; die Regelungen zur Vergütung finden keine Anwendung.

(1) skribora überträgt die vom Auftraggeber übermittelten Audiodateien in Textform, setzt den Text in die vereinbarte Gestaltung ein und stellt das Ergebnis zum Abruf bereit.

(2) Die Übermittlung von Diktaten erfolgt über das Portal oder per E-Mail an die von skribora benannte Eingangsadresse. Angenommen werden ausschließlich Aufnahmen von Absenderadressen, die der Auftraggeber skribora zuvor benannt hat. skribora weist darauf hin, dass die Übermittlung per E-Mail regelmäßig nur transportverschlüsselt erfolgt und das Portal der sicherere Weg ist. Die Wahl des Übermittlungswegs trifft der Auftraggeber in eigener Verantwortung.

(3) Fertige Dokumente werden als Word-Datei, als PDF-Datei und als Reintext bereitgestellt. Der Abruf erfolgt nach Anmeldung im Portal oder über einen Abruflink, der mit einem ausschließlich für diesen Auftrag gültigen Passwort geschützt ist. Die Benachrichtigung über die Fertigstellung erfolgt per E-Mail und enthält keine Inhaltsdaten.

(4) Nicht Gegenstand der Leistung sind: die inhaltliche, fachliche oder medizinische Prüfung des Diktats, die Vollständigkeitsprüfung, die Kodierung von Diagnosen oder Leistungen, die Übermittlung von Dokumenten an Dritte sowie die Archivierung über die vereinbarte Vorhaltefrist hinaus.

(5) Die Daten des Auftraggebers werden ausschließlich zur Erbringung der beauftragten Leistung verwendet. Eine Verarbeitung durch Dienstleister außerhalb der in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung benannten Unterauftragnehmer findet nicht statt. Eine Verwendung zu eigenen Zwecken, insbesondere zur Verbesserung oder Erprobung eigener oder fremder Systeme, findet nicht statt.

(1) Die reguläre Rückgabe erfolgt am nächsten Werktag bis 08:00 Uhr, sofern das Diktat bis 18:00 Uhr eines Werktags eingegangen ist. Werktage sind Montag bis Freitag mit Ausnahme der gesetzlichen Feiertage in Nordrhein-Westfalen.

(2) Eine Expressbearbeitung mit einer Rückgabe innerhalb von vier Stunden nach Eingang kann über die entsprechende Funktion im Portal oder durch gesonderte Nachricht angefordert werden. Eine Expressanforderung im Text der Einsendemail des Diktats selbst wird nicht berücksichtigt. Die Frist läuft nur innerhalb der Geschäftszeiten von Montag bis Freitag, 8:00 bis 18:00 Uhr. Der Zuschlag ergibt sich aus der individuellen Vereinbarung.

(3) Bearbeitungszeiten sind verbindlich, soweit sie ausdrücklich als solche vereinbart wurden. Verzögerungen aufgrund mangelhafter Audioqualität, technischer Störungen beim Auftraggeber oder höherer Gewalt gehen nicht zu Lasten von skribora.

(4) Bei absehbaren Einschränkungen der Bearbeitungskapazität, etwa durch Betriebsferien, informiert skribora den Auftraggeber rechtzeitig und mit angemessenem Vorlauf. Bei unvorhergesehenen Einschränkungen erfolgt die Information unverzüglich; vereinbarte Bearbeitungszeiten verlängern sich in diesem Fall um die Dauer der Einschränkung.

(1) Der Auftraggeber stellt Audiodateien in einer für die Bearbeitung geeigneten Qualität bereit. Erkennbare Störgeräusche, Übersteuerungen oder Aufnahmeabbrüche gehen zu seinen Lasten.

(2) Der Auftraggeber teilt skribora die für die Gestaltung der Dokumente erforderlichen Angaben mit und hält sie aktuell.

(3) Prüfung und Freigabe. Der Auftraggeber ist verpflichtet, jedes bereitgestellte Dokument vor seiner Verwendung inhaltlich zu prüfen und freizugeben. Das gilt insbesondere für Zahlen, Dosierungen, Seitenangaben, Eigennamen und Diagnosen. skribora übernimmt für die inhaltliche Richtigkeit des Diktats selbst keine Verantwortung; für die Richtigkeit der Wiedergabe gilt § 6.

(4) Der Auftraggeber übermittelt personenbezogene Daten von Patientinnen und Patienten nur, soweit dies für die Erstellung des Dokuments erforderlich ist. Dateien sind ohne Patientennamen zu benennen.

(5) Der Auftraggeber ist für die Verwaltung der Zugänge seiner Nutzer verantwortlich, insbesondere für die Benennung der Absenderadressen, aus denen Diktate angenommen werden sollen, sowie für die unverzügliche Mitteilung, wenn eine Adresse oder ein Zugang nicht mehr genutzt werden soll. Zugangsdaten sind geheim zu halten. Ein Verdacht auf Missbrauch ist skribora unverzüglich mitzuteilen.

(1) Der Auftraggeber prüft die bereitgestellten Dokumente nach Bereitstellung und zeigt Mängel unverzüglich in Textform an. Die gesetzlichen Verjährungsfristen bleiben unberührt.

(2) Ein Mangel liegt vor, wenn das Dokument den Inhalt des Diktats nicht zutreffend wiedergibt oder die vereinbarte Gestaltung nicht einhält. Kein Mangel liegt vor bei Abweichungen, die auf mangelhafter Audioqualität, undeutlicher Sprache oder unklaren Angaben im Diktat beruhen, sowie bei inhaltlichen Fehlern des Diktats selbst.

(3) Bei berechtigter Mängelrüge bessert skribora unentgeltlich nach. Schlägt die Nacherfüllung zweimal fehl, kann der Auftraggeber mindern oder vom Einzelauftrag zurücktreten.

(4) Der Auftraggeber wird darauf hingewiesen, dass skribora Audiodatei und Text nach Ablauf der Vorhaltefrist nach § 8 nicht mehr vorliegen und eine Prüfung der Rüge dann nur anhand einer erneut übermittelten Audiodatei möglich ist. Übermittelt der Auftraggeber die Audiodatei erneut, erfolgt die Neubearbeitung unentgeltlich, sofern der gerügte Mangel bestätigt wird. Die gesetzlichen Rechte des Auftraggebers bleiben davon unberührt.

(1) Die Vergütung richtet sich nach dem Umfang des erstellten Textes. Abrechnungseinheit sind 1.000 Zeichen einschließlich Leerzeichen des fertigen Dokuments, ohne Kopf- und Fußbereich. Abgerechnet wird der tatsächliche Umfang; eine Aufrundung auf angefangene Einheiten findet nicht statt. Der Preis je Abrechnungseinheit wird individuell vereinbart und ergibt sich aus dem Angebot bzw. der Auftragsbestätigung.

(2) skribora erhebt als Kleinunternehmer nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer. Die ausgewiesenen Preise sind Endpreise; Umsatzsteuer wird nicht berechnet und daher auch nicht ausgewiesen. Entfällt die Kleinunternehmerregelung, verstehen sich die Preise zuzüglich der dann gesetzlich geschuldeten Umsatzsteuer; skribora teilt dies rechtzeitig nach § 7 Abs. 7 mit.

(3) Die Abrechnung erfolgt monatlich zum Monatsende über alle im Abrechnungszeitraum bereitgestellten Aufträge. Die Rechnung wird im Portal bereitgestellt und zusätzlich per E-Mail versandt. Rechnungen weisen Aufträge über Auftragsnummer, Datum, Zeichenzahl und Kurztitel aus, enthalten keine Gesundheitsdaten und tragen den Hinweis nach § 19 UStG.

(4) Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig.

(5) Bei Zahlungsverzug ist skribora berechtigt, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe zu verlangen. Nach erfolgloser Mahnung und Setzung einer angemessenen Nachfrist kann skribora die Leistungserbringung aussetzen und den Zugang sperren. Bereits bereitgestellte Dokumente bleiben abrufbar, soweit die Vorhaltefrist läuft.

(6) Die Aufrechnung ist nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen zulässig. Ein Zurückbehaltungsrecht steht dem Auftraggeber nur wegen Gegenansprüchen aus demselben Vertragsverhältnis zu.

(7) Preisanpassungen teilt skribora mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform mit. Der Auftraggeber kann den Vertrag bis zum Wirksamwerden zum Zeitpunkt der Preisänderung kündigen; auf dieses Recht wird in der Mitteilung hingewiesen.

(1) Audiodateien, Texte und erzeugte Dokumente werden 30 Tage nach dem ersten Abruf des fertigen Dokuments, spätestens jedoch 90 Tage nach Bereitstellung, automatisiert und vollständig gelöscht.

(2) skribora führt kein Archiv und legt keine Sicherungskopien der Auftragsinhalte an. Der Auftraggeber ist für die Aufbewahrung der Dokumente in seiner eigenen Dokumentation verantwortlich, insbesondere im Hinblick auf § 630f Abs. 3 BGB.

(3) Nach der Löschung verbleiben je Auftrag Auftragsnummer, Datum, Zeichenzahl, Dokumenttyp und ein Kurztitel zu Abrechnungs- und Nachvollziehbarkeitszwecken. Der Kurztitel entsteht bei Übermittlung per E-Mail aus dem vom Auftraggeber vergebenen Dateinamen; für dessen Ausgestaltung ist der Auftraggeber verantwortlich (§ 5 Abs. 4). skribora ersetzt einen Kurztitel, der erkennbar Patientendaten enthält, spätestens bei der Löschung durch eine neutrale Bezeichnung.

(4) Weitere Einzelheiten regelt die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

(1) skribora ist nach § 203 Abs. 3, 4 StGB zur Geheimhaltung verpflichtet und gibt vor Aufnahme der Tätigkeit eine gesonderte Verpflichtungserklärung ab. Die Verpflichtung gilt zeitlich unbegrenzt und besteht nach Vertragsende fort.

(2) skribora verpflichtet alle mitwirkenden Personen vor Aufnahme der Tätigkeit in gleicher Weise und weist dies dem Auftraggeber auf Anforderung nach. Für die Bearbeitung werden keine Subunternehmer und keine Dienstleister außerhalb Deutschlands eingesetzt.

(3) skribora ist berechtigt, den Auftraggeber nach vorheriger Zustimmung in Textform als Referenz zu benennen. Ohne Zustimmung erfolgt keine Nennung.

(1) skribora haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer übernommenen Garantie.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht — einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Auftraggeber regelmäßig vertrauen darf — ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

(4) skribora haftet nicht für Schäden, die daraus entstehen, dass der Auftraggeber seiner Prüf- und Freigabepflicht nach § 5 Abs. 3 nicht nachgekommen ist.

(5) Die Haftung nach Art. 82 DSGVO bleibt von den vorstehenden Regelungen unberührt.

(6) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeitenden und Erfüllungsgehilfen von skribora.

(1) Der Rahmenvertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.

(2) Beide Parteien können ihn mit einer Frist von vier Wochen zum Monatsende in Textform kündigen.

(3) Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für skribora insbesondere vor bei wiederholtem Zahlungsverzug oder bei missbräuchlicher Nutzung des Zugangs; für den Auftraggeber insbesondere bei wesentlichen Verstößen gegen die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

(4) Nach Vertragsende bleiben bereitgestellte Dokumente 14 Tage abrufbar. Danach werden sämtliche Daten nach Maßgabe der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gelöscht, spätestens 30 Tage nach Vertragsende.

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist Iserlohn, sofern der Auftraggeber Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Gerichtsstände.

(3) Änderungen dieser Bedingungen teilt skribora mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform mit. Der Auftraggeber kann den Änderungen bis zum Wirksamwerden widersprechen. Widerspricht er, wird der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fortgesetzt; skribora kann in diesem Fall den Vertrag zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderung ordentlich kündigen. Auf das Widerspruchsrecht und die Folgen wird in der Mitteilung gesondert hingewiesen.

(4) Sollte eine Bestimmung unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

(5) Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform. Das gilt auch für die Änderung dieser Klausel.